Die perfekte Wiedervorlage?

Heute mit Tipps für Papierallergiker.

Ich behaupte, weit und breit der erste Benutzer von „Paperport“ überhaupt gewesen zu sein. Papierloses Büro und so. Damals waren Duplex-Scanner noch scheißteuer. War mir egal. Hauptsache kein Papier. Einmal im Monat wurde alles gescannt und vernichtet. Ablagesystem in Paperport plus Volltextsuche plus relativ sicheres großes NAS und fertig war die Laube.

Würde ich heute nicht mehr machen. Keine Lust mehr auf Geräteparks.

Dropbox hat mich kürzlich als zahlenden Kunden gewonnen, weil ich je nach Themengebiet den Zugriff auf Ordner mit anderen Menschen teilen muss. Bestes Beispiel ist meine Mutter und die Verwaltung ihrer Häuser. Klappt reibungslos dank Dropbox. Sie bekommt gezielt Zugriff, hat alles in ihrem Windows-Explorer und merkt nicht mal etwas davon, dass der Kram live gespiegelt wird.

Die Firma Dropbox hat den Zugriff auf die kostenlosen Dropbox-Accounts zuletzt auf maximal drei Rechner beschränkt. Das reicht mir für meine Zwecke leider nicht. Also 99 Euro pro Jahr für unbegrenzt viele Zugriffs-Rechner und ein 1 TB Speicherplatz. Kann man machen. Besonders im Hinblick auf das angedachte Leben im Wohnmobil.

Also. Wie jetzt?

In Dropbox gibt es einen Ordner, den ich „_zu erledigen“ getauft habe. Angenommen ich kündige eine Versicherung und die Versicherung bestätigt mir postalisch die Kündigung zum, sagen wir, 24.04.2020, dann wird davon ein Handyfoto gemacht, das in diesen Ordner abgelegt und sortierbar nach Wiedervorlagedatum umbenannt wird.

Beispiel:

wv

„20200424_Haftpflicht“ meint im Zweifel, dass bis dahin meine alte Haftpflichtversicherung läuft, die ich durch eine andere zu ersetzen habe.

Anderes Beispiel: am 14.05.2019 wechsele ich den Stromanbieter und muss dem alten Anbieter den dann aktuellen Zählerstand melden.

„20190515_Mainova_Zählerstand“

Handy-Foto und Ablage in der Dropbox schaffe ich in unter fünf Sekunden. Das Umbenennen mache ich dann irgendwann am Rechner, wo ich dann letztlich auch die Vorgänge bearbeite bzw. nachhalte. Praktisch: ich habe immer alle Angaben aus dem Originalschreiben im Zugriff – ohne durmelige Ablage und ortsunabhängig dazu. Alles, was tatsächlich erledigt ist, wandert dann in einen passenden (Dropbox-)Ordner. Alle Vertagssachen landen bei mir in einem „Verträge“-Ordner – ganz gleich, um welches Thema es sich handelt.

db

Die Post wird, sobald ich sie fotografiert habe, vernichtet. Die Fotoqualität ist unglaublich gut, man hat alle Infos im elektronischen Zugriff und kann sich die Ablage sparen.

Das ganz klappt natürlich auch, wenn irgendwer meine Hilfe braucht und mir per Email oder Whatsapp irgendeine Anfrage bzw. auch ein Foto von irgendeinem Schriftverkehr schickt. Wenn ich irgendwas nicht unmittelbar beantworten kann und später bearbeiten muss, wird alles analog in „_zu erledigen“ verschoben, per Namenskonvention mit dem Erledigungs- oder Wiedervorlagedatum versehen und fristgerecht berücksichtigt.

Falls wer ein besseres System hat, her damit!

15 Kommentare zu „Die perfekte Wiedervorlage?“

  1. Ich benutze einen Dokumentenscanner Fujitsu Scansnap S1300i. Das Teil gibt es schon ewig und ist immernoch zum damaligen Preis auf dem Markt. Jedenfalls scannt der auch mehrseitige Dokumente duplex und erstellt automatisch mit OCR ein durchsuchbares pdf. Die pdfs lege ich ähnlich wie beschrieben in Ordner ab. Dazu nehm ich die mitgelieferte Software. Durch die Texterkennung lassen sich auch über die Windowssuche Dokumente schnell aufspüren. Die Dateien liegen bei mir auch in Dropbox. Scannen tue ich nur sporadisch. Ein Teil der Papiere kommt dann in eine Kiste ohne besondere Sortierung. Der Rest in den Schredcat. Zur „Wiedervorlage“ nutze ich das System nicht 😉

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  2. Das System ist gut, passiert bei mir ähnlich. Ich benutze nur Microsoft OneDrive aus folgenden Gründen:
    – Office 365 (also ganzes Office Paket) mit 1 TB online Speicher
    – im Angebot ab 55€ jährlich
    – die OneDrive App hat eine super Scannfunktion mit automatischer Ablage integriert

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  3. Hallo, OneDrive.

    Guter Tipp, danke! Spart Geld und macht sehr wahrscheinlich Sinn. Teste das mal und wechsele vielleicht.

    Viele Grüße
    Garnix

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  4. Hallo, DocSchneider.

    Gerne. Falls du einen Sparringspartner in Sachen Operational, Commercial, People oder Innovation Excellence brauchst, sag Bescheid. 🙂

    Viele Grüße
    Garnix

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  5. Ich nutze ein ähnliches System. Zwar ohne Cloud, habe da meine eigene. Bin aber auch sehr eigen was die Cloud angeht ;). Ich habe mir dazu mal „Getting things done“ angesehen, dass das ähnlich beschreibt. Ich versuche das in Emacs zu integrieren. Du sagst du wirfst die Dokumente weg, damit tue ich mich aktuell noch schwer, was leider bei dem System dazu führt, dass ich vieles doppelt habe. In Papier und digital. Ich habe da etwas Angst vor der Steuer, die für diverse Sachen dann doch mal Quittungen wollen. Fahrten zur Immobilie etc.
    Meiner Meinung nach funktioniert das so alles ganz gut, ist letztendlich aber nur eine Behandlung von Symptomen.
    Wenn ich von eine Geschäft/Amt eine pdf bekomme, die ich dann unterschrieben zurück schicken soll, dann bekomme ich die Krise. Ausdrucken -> unterschreiben -> einscannen -> zurück mailen. Kann ja wohl nicht wahr sein. Klar kann man jetzt seine Unterschrift gescannt haben und einfügen. Ein Krampf ist das trotzdem immer noch und dauert auch meist länger. Eigentlich gibt es elektronische Möglichkeiten das zu lösen. Es muss ja eine Person authentifiziert werden, was der e-Person schon lange kann. Nur schicken wir uns weiter Briefe und pdfs die wir ausdrucken ;(. Aber ich rante wieder, das System ist trotzdem gut.

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  6. Hallo Garnix,

    1. Tolle Seite! Lese hier sehr gerne mit, wenn auch nur stil.

    Ich versuche mir auch gerade ein System für die ganzen Papierflut aufzubauen. Wie daeda tue auch ich mich mit dem wegwerfen noch schwerz, also alles doppelt machen 😦
    Im Moment scan ich alles noch als PDF mit OCR ein und versuche das sinnvoll in Ordnerstrukturen abzulegen. In der Datei- und Ordnerstruktur liegt bei mir eher die Krux , ich muss mir da mal etwas sinnvolles Überlegen. Danke schonmal für den Tipp von dir!

    Ich habe aber eine Frage zu deinem System:
    Machst du normales Handyfotos von den Dokumenten, sprich .jpeg ohne OCR oder nutzt du dafür Apps (welche?) um das in ein PDF Format mit OCR zu kriegen?
    Ich halte OCR für sinnvoll wenn man nach Jahren mal etwas in der Datenflut wiederfinden will ohne direkt Ewigkeiten beim suchen zu verbringen.

    MfG

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  7. Moin Garnix,

    klingt gut. Ich verzweifele mit meinen Papierbergen, das könnte DIE Lösung sein!

    @Moin OneDrive, das klingt ebenfalls verlockend.
    Ich ahbe gerade irgendein Office 365-Paket zusammen mit einem Laptop gekauft und weiß jetzt gar nicht, ob das da schon mit drin ist. Hätte ich das mal gestern gelesen 😉

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  8. @Garnix: Danke für das Angebot, aber bis auf ein wenig Feintuning was meine eigenen Abläufe angeht nehme ich hier keine tiefschürfenden Veränderungen mehr in meinem Betrieb vor. Mein Plan: Noch 3 – 5 Jahre hier so herumwerkeln und dann bin ich definitiv raus. Oder jemand bietet mir vorher den 6 – 8 fachen Jahresgewinn für mein Unternehmen an – Dann bin ich sofort raus und kaufe uns schon mal einen Katamaran. Du musst das Dingen aber bedienen – davon habe ich keinerlei Ahnung. Könnte witzig werden!

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  9. Hallo, daeda.

    Ich bin da etwas „forscher“, weil ich zur Not und anhand des Fotos ja eine neue Original-Rechnung oder Original-Dokument besorgen könnte. Wenn mir das zu gewagt wäre, würde ich eine Kiste mit „2019“ beschriften und da unsortiert alles aus diesem Jahr reinwerfen, nachdem ich ein Foto gemacht habe. Ich persönlich habe aber noch nie irgendwas im Original wieder gebraucht. Ich lebe aber auch in der Blase, dass perspektivisch alle mit möglichst leichtem Gepäck in ihrem Wohnmobil unterwegs sind. 🙂

    Viele Grüße
    Garnix

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  10. Hallo, Hotsauce!

    Vielen Dank!

    Ich habe ja ein neues Handy (Samsung Galaxy S10 Plus mit 512 Gbyte – völlig verrückt), das in allen Situationen großartige Fotos macht, die einem perspektivisch sogar dank Zoom-Möglichkeit die Lesebrille ersparen. Meint: ich mache derzeit einfach nur Fotos. Wurde aber schon angesprochen, dass irgendwelche Apps das alles viel besser können. Ich schaue mich mal um.

    Und wegen OCR: habe ich quasi jahrzehntelang gemacht und weiterempfohlen – aber eigenlich nie gebraucht. 🙂

    Viele Grüße
    Garnix

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  11. Hi, DocSchneider.

    Klingt gut! Ich wäre aber für Vollkasko auf Neuwertbasis. Wenn wir zu viele Schrammen reingefahren haben, versenken wir den Kutter einfach. 🙂

    Viele Grüße
    Garnix

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  12. Moin Garnix,
    Hört sich interessant an.
    2 Gedanken dazu:
    -wieso alles in Ordner einsortieren? Bei E-Mails ist es erwiesenermaßen effizienter nicht zu sortieren, das das Sortieren mehr Zeit in Anspruch nimmt als das Suchen. Ich löse das in Outlook so:
    Ein Archivordner pro Jahr, bestehend aus Posteingang und Postausgang.

    – die perfekte Papierablage würde mal hier beschrieben:
    https://www.geldfrau.de/grundwissen/unterlagen-sortieren-aufraeumen-zuhause/
    Aber um das umzusetzen bräuchte ich eine Woche Urlaub… da ist mir die Zeit zu kostbar und der Nutzen begrenzt.

    Achja, mit den Originalen wäre ich auch vorsichtig, aber deine eine Kiste pro Jahr Lösung ist ja vergleichbar mit meinem Outlook nur ohne Suchfunktion. 😝

    PS: das war aber nicht die Dame mit dem 10.000 Euro Coaching,oder?

    Grüße
    Windsurfer

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  13. @Windsurfer das war Madamme Moneypenny die du meinst^^

    @guru
    Ich find Caya, wenn es um den Digitalenpostverkehr geht grade für Selbständige geht, super 🙂
    Deine Variante ist auch sehr gut.

    https://www.getcaya.com/

    Du hast eine Einahmenüberschussrechnung (Anlage EUER 2017) ? Bist du nebenbei auch noch selbständig unterwegs? Dann müsste die 2018 abgegeben werden oder?^^

    Gruß,
    Pascal

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  14. Hallo, Pascal.
    Danke für den Tipp mit Caya. Kannte ich nicht. Sieht gut aus.
    Die EÜR ist nicht für mich. 2017 stimmt aber. Bin quasi ein Sekretariat und Feuerlöscher.
    Viele Grüße
    Garnix

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